man on rope
KategorienMicrosoft 365

Keine Angst vor Viva Insights

Mitarbeiter*innen sind verwirrt, Betriebsräte laufen Sturm. Plötzlich liegt in deinem Email-Postfach eine Information von Microsoft Viva, die dir unter anderem folgende, persönliche Massdaten anzeigt:

  • Wie oft hast du nach Feierabend an Dokumenten gearbeitet?
  • Wie viel Prozent deiner Arbeitszeit hast du mit anderen zusammengearbeitet?
  • Wieviel „ruhige“ Tage hattest du im letzten Monat?
  • Mit wem hast du enger und häufiger zusammengearbeitet?

Und bei jedem der genannten Messwerte kannst du zu weiteren Empfehlungen und Einsichten springen, sofern du dich mit seinen Microsoft-Zugangsdaten, bzw. deinem Firmen-Login anmeldest. Das riecht doch förmlich nach Überwachung, oder? Lasst uns in dieses Thema mal ein klein wenig eintauchen.

Die Einblicke in deine persönliche Arbeitsweise in Microsoft 365 ist nicht neu. Der Vorgänger von Viva Insights ist MyAnalytics. Und ehrlich gesagt gab es schon da die ein oder andere Stimme aus den genannten Reihen, die das ganz fürchterlich fanden. Datensammelwut und Kontrolle – das wird Microsoft ja eh gerne und ständig zugeschrieben. Und da es sich hier um deinen Firmen-Account handelt: meine Güte, das kann ja jetzt auch noch der Chef lesen!

Ohne Daten geht es nicht

Daten über deine Arbeitsweise fallen einfach an. Immer. Das war in der „alten IT-Welt“ so, und das ist auch jetzt in der Cloud so. Das liegt einfach in der Sache der Natur und ist auch etwas, was du eigentlich möchtest:

  • Wenn du ein Dokument erstellst oder bearbeitest, wird immer mit gespeichert, wann das geschehen ist. Gäbe es diese Metadaten in einem Dokument nicht, wäre eine Versionierung nicht möglich. Du könntest nicht nachvollziehen, wer das Dokument als letztes bearbeitet hat. Und du könntest unter Umständen nicht mal mehr nachvollziehen, was die aktuellste Version eines Dokuments ist.
  • Wenn du eine E-Mail schreibst, braucht es Absender und Empfänger. Du hast das früher auch auf den Umschlag deiner Briefe geschrieben. Um eine Mail zu suchen, verwendest Du nicht selten auch Informationen wie das Datum und die Uhrzeit. All das steht in der Email – ob du willst oder nicht.
  • Wenn Du einen Post in Teams schreibst oder einen Chat mit einem*r Kolleg*in führst, steht immer auch dabei, wer wann was geschrieben hat. Und auch diese Informationen möchtest du nicht missen, da sie dem ganzen Struktur geben.
  • Wenn du über Teams (oder irgendein anderes Telefonsystem) telefonierst, steht in den Protokollen immer, mit wem du gesprochen hast und in welcher Zeit. Nun stell dir vor, du hast ständig Verbindungsabbrüche oder andere Probleme beim Telefonieren. Wie schnell könnte das Problem behoben sein, wenn dein Kollege aus dem Support mangels solcher Informationen den Fehler nicht finden kann?

Es gäbe noch unzählige Beispiele dafür, warum es wichtig und gut ist, einen gewissen Satz an Daten vorzuhalten. Nicht für die Ewigkeit, aber für eine gewisse Zeit sicherlich. Und stell dir einmal vor, du müsstest auf alle diese Informationen verzichten. Dein Arbeitsalltag würde an mancher Stelle etwas schwieriger werden.

Viva Insights – Metadaten mit Mehrwert

Also kurz gesagt: die Informationen und Metadaten sind nun mal da. Aber man kann diese auch nehmen und so darstellen und aufbereiten, dass sie dir persönlich einen noch sehr viel größeren Mehrwert bieten. Und genau hier setzt MyAnalytics und heute Viva Insights an. Es ist einfach nur eine andere Darstellung der Daten, die du eh produzierst.

Warum „Mehrwert“? Nun, unsere Arbeit kostet uns enorm viel Lebenszeit. Oft vielleicht sogar mehr, als uns lieb ist. Deswegen sollte es mehr und mehr unser Ziel sein, die Balance zwischen Privat- und Arbeitsleben stabil zu halten und stabil werden zu lassen. Und genau dabei soll uns Viva Insights und die von uns erzeugten Metadaten helfen.

Wenn du also einmal im Monat deinen Microsoft Viva-Digest per Email erhältst und über die Buttons tiefer in die Empfehlungen und Statistiken eintauchst, oder du über den App „Viva Insights“ in Microsoft Teams gehst, dann bekommst du einen kleinen Eindruck davon, wie gut oder schlecht es um deine Work-Life-Balance steht. Oder ob du genügend Zeit hast, fokussiert an einem Thema zu arbeiten. Hier mal ein paar Beispiele:

  • Sagt dir das Tool, dass du sehr häufig nach Feierabend arbeitest? Frag dich, ob das wirklich Überstunden sind, oder ob du nicht vielleicht eh morgens später anfängst. Dann kannst du deine Kernarbeitszeit einfach anpassen. Sind das aber wirklich Überstunden, kannst du vielleicht darüber nachdenken, ob du deine Toto-Liste morgens nicht zu voll packst.
  • Sagt dir Viva Insights, dass du in der vergangenen Zeit mit extrem vielen Kollegen direkt zusammengearbeitet hast – z.B. in Online-Meetings oder sonstigen Terminen? Könnte es sein, dass du momentan einfach auf zu vielen Hochzeiten tanzt? Wäre es vielleicht sinnvoll, was zu delegieren?
  • Sagt Du Viva Insights in der Rubrik „Verbunden bleiben“, dass du schon lange mit bestimmten Kolleg*innen keinen Kontakt mehr hattest? Vielleicht sogar ein*e Mitarbeiter*in, für du im Team verantwortlich bist? Mach einen Termin. Oder geh direkt auf ihn oder sie zu. An der Kaffeemaschine kommt das immer gut.
  • Fragt dich Microsoft Teams jeden Tag zu einer bestimmten Zeit, wie du dich gerade fühlst? Auch das ist eine Funktion in Viva Insights. Setz dein Smilie und halte damit fest, wie dein Stresslevel momentan aussieht. Der Verlauf, der sich dadurch ergibt zeigt dir, ob du geradewegs auf die Erschöpfung zuläufst, oder ob du noch immer Spaß an deiner Arbeit hast.

Fokus ist wichtig

Aber lass mich noch kurz über ein spezielles Werkzeug in Viva Insights sprechen: die Fokuszeit. Dein Kalender ist wahrscheinlich auch oft „ferngesteuert“. Man fängt mit einer einigermaßen entspannten Woche an, aber schon am Montagvormittag strömt ein Termin nach dem anderen dort hinein. Die Woche ist vorbei, und du hast kaum etwas geschafft, weil es einen Termin nach dem anderen gab.

Viva Insights hilft dir dabei, proaktiv Zeit im Kalender zu reservieren, in der du konzentriert an etwas arbeiten kannst. Glaub mir: das ist Gold wert. Gehst du in Microsoft Teams auf die App „Viva Insights“, findest du die Box „Zeitfenster blockieren“ oder oben den Reiter „Zeit schützen“. Hier kannst Du einfach in Deinen Kalender zwischen den Terminen, die du bereits geplant hast, Fokuszeit eintragen. Und damit hast du dieses Zeitfenster blockiert. Alle Kollegen, die Zugriff auf deinen Kalender haben, sehen, dass du hier keine Zeit hast. Und schon wird auch nichts mehr verplant.

Während du deine Fokuszeit durchführst, stellt sich auch dein Status in Microsoft Teams auf „Nicht stören“ um. Das heißt: auch Benachrichtigen und dergleichen reißen dich nicht mehr aus deiner Arbeit. Und du signalisierst deinen Kollegen, dass du gerade nicht zu sprechen bist. Am Ende Woche kannst du dann hoffentlich sagen, dass du echt was geschafft hat. Und vielleicht bist du auch ein klein wenig entspannter.

Wer sieht was?

Bleibt halt nur noch eine Sache zu klären: Macht mich Viva Insights zu einem/einer gläsernen Mitarbeiter*in? Die Antwort ist schnell gegeben:

Nein!

Klar sehen Kolleg*innen in den Meta-Daten eines Dokuments, wann du es bearbeitet hast. Und klar sehen sie in den Chatnachrichten, wann du den Post geschrieben hast. Und natürlich sieht dein*e Kolleg*in auch, wenn du irgendwann Nachts um halb zwei eine E-Mail an ihn oder sie geschickt hast.

Aber keiner hat Zugriff auf solch aufbereitete Statistiken, wie du sie von Microsoft 365 bekommst. Niemand – auch kein Administrator oder Vorgesetzter – sieht, auf welchen Smilie du geklickt hast, um deine Stimmung festzuhalten. Niemand kann sich eine Auswertung ziehen, wer an wieviel Tagen nach Feierabend gearbeitet hat oder mit welchen Kolleg*innen du mehr oder weniger zusammengearbeitet hast.

Und deshalb sage ich: Habt keine Angst vor Viva Insights. Klar sollte man mit dem Betriebsrat über das Thema sprechen und ggfls. auch eine Betriebsvereinbarung dazu verfassen. Nicht zu letzt, um den Mitarbeiter*innen auch die Angst zu nehmen, dass solche Tools zur Leistungskontrolle genutzt werden (können). Aber im Grunde genommen ist es sogar empfehlenswert, dieses Werkzeug allen an die Hand zu geben. Denn auf sich zu achten ist wichtiger denn ja. Denn niemand sollte beginnen, sich selbst auszubeuten, bzw. sich ausbeuten zu lassen. Und jedes Unternehmen hat den Anspruch (zu haben), die Gesundheit und Arbeitskraft seiner Mitarbeiter*innen zu schützen. Viva Insights könnte hier ein entsprechender Baustein sein.

Auch Microsoft wird nicht Auf Benutzerebene anfangen, Profile über dich zu erstellen und mit diesen Informationen irgendetwas anstellen. Sie schalten keine Werbung, noch verkaufen sie solche Daten. Das hat Microsoft in seinem Data Protection Addum (DPA) festgelegt und sich selbst hohe Strafen auferlegt, sollte ein solcher Vertragsbruch stattfinden. Wäre der Datenschutz und die Datensicherheit nicht allerhöchste Priorität, würde die Cloud bei der aktuellen Rechtslage vor dem Aus stehen. Tut sie aber nicht, also muss Microsoft hier eine entsprechende Leistung abliefern. Das Thema Datenschutz ist äußerst umfangreich und wird hier zukünftig noch öfters thematisiert.

Fazit: Viva Insights ist keine Datenkrake und kein Tool zur Leistungskontrolle. Aber es kann jedem Individuum in seiner Arbeit ein hilfreiches Werkzeug sein, um produktiv und gesund zu bleiben.